Alle Artikel über "Outlook"

G Suite Massenabwesenheitsmeldung setzten

- - IT, Snippets

Welcher Administrator kennt das Problem nicht – bei Feiertagen oder Ferien sollen für alle Mitarbeiter passende Abwesenheitsmeldungen erstellt werden.

Mit einem Exchange Server funktioniert das mehr oder weniger; Was aber wenn der Kunde oder das Unternehmen G Suite (vormals Google Apps for Work…) einsetzt?

Für einzelne Accounts kann diese Abwesenheitsnotiz zwar manuell gesetzt werden – sobald es aber mehr als 5 sind wird es mühsam.

Die Lösung für das Problem – der Google Apps Manager (kurz GAM).

Damit erhält der Administrator praktisch vollen Zugriff auf sämtliche administrativen Tätigkeiten von G Suite – zusammengefasst in einer handlichen Konsole.

Google Apps Manager / GAM installieren

Zuerst einmal muss die aktuellste Version von GAM heruntergeladen werden:

Download GAM: https://github.com/jay0lee/GAM/releases

Die Installation anschliessend braucht etwas Zeit, da diverse Zugriffsberechtigungen gesetzt und aktualisiert werden müssen. Sämtliche nötigen Schritte sind aber sehr detailliert im Installationsprozess erklärt.

Abwesenheitsnotiz für Alle oder einzelne Benutzer setzen

Eine Übersicht über die verschiedenen Befehle von GAM findet man auch hier.

Für eine Abwesenheitsmeldung für sämtliche Benutzer kann man folgenden Befehl nutzen:

Für einen einzelnen Benutzer kann die Abwesenheitsmeldung wie folgt gesetzt werden:

Mit folgendem Befehl kann anschliessend überprüft werden, ob ein die Abwesenheitsmeldung für einen bestimmten Benutzer aktiv ist:

 

Abwesenheitsnotiz für Alle oder einzelne Benutzer deaktivieren

Möchte man die Abwesenheitsnotiz anschliessend wieder deaktivieren, kann dies mit folgendem Befehl erreicht werden:

Oder nur für einen bestimmten Benutzer:

 

Office 2016 Bilder in Signatur mitsenden

- - IT, Snippets

Wer in seinen Outlooksignaturen ein Logo oder Bild mitsendet und auf Outlook 2016 upgradet wird feststellen, dass dasselbige in der Signatur nicht mitgesendet wird. Dieses Verhalten kann aber korrigiert werden.

Die Ursache für das in den meisten Fällen ungewünschte Verhalten ist ein Registrierungseintrag der – man glaubt es kaum „Send Pictures With Document“ heisst.

Man findet in bei Office 2016 unter:

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Mail]

Bei Office 2013 entsprechend unter:

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Options\Mail]

Für diejenigen die das Problem gerne schnell und einfach beheben möchte, habe ich hier einen fertigen Registrierungsfix erstellt (sowohl für Office 2013 wie auch für Office 2016):

Bilder_mitsenden_Office

From Russia with Love

- - Allgemein, IT, Web

Ginge es nach den Mitteilungen in unseren SPAM-Ordnern, bekäme man nicht nur täglich unglaubliche Erbschaften sondern auch noch gleich die grosse Liebe frei Haus. Dass diese nicht immer ganz so einfach aufgibt und manchmal auch zur Brechstange greift zeigt folgender Artikel.

Teil 1: Liebe auf den ersten Blick

Alles Beginnt mit einem Mail das vielen bekannt vorkommen dürfte. Solche Mails erhalten wir täglich –  sehen sie als offensichtlichen SPAM zum Glück aber praktisch nie.

Russia with Love

Diese SPAM-Nachricht ist aber etwas anders; Zum einen erfolgt die Personalisierung der Nachricht nicht nur im Mail selbst (Hello…) sondern bereits in der Absenderadresse (…@bezeqint.net).

Welchen Vorteil sich der Spammer (= Evgeniya ;)) wohl davon erhofft?

Wirft man dann einen Blick in den E-Mailheader wird schnell klar, dass diese SPAM anscheinen tatsächlich über den Mailserver von Bezeqint.net (israelische Telekommunikationsgesellschaft) gesendet wurde. Der SPF-Fehler / Softfail hingegen zeigt, dass der Empfängerserver (in diesem Fall Google Apps) festgestellt hat, dass die Mailadresse beim Empfänger gar nicht existiert.

Dies hat folgende Punkte  zur Folge:

  • Diese E-Mail wird als SPAM klassifiziert
  • Die Absenderdomain hat keine Konsequenzen zu befürchten (Blacklist…)

Das System funktioniert in diesem Fall fast perfekt;

Teil 2: Mit der Brechstange

Nachdem man Evgeniya in Teil 1 nicht weiter beachtet hat, geht man davon aus, dass sie sich anderweitig umgesehen hat.

Leider scheint sie aber von hartnäckiger Natur zu sein und versucht es nun anstelle von Blumen mit der Brechstange. Diverse Mitteilungen „Delivery Status Notification Failure“ (=Mail gleich unzustellbar) im Posteingang zeugen von ihrem hartnäckigen Werben…

Mail Delivery Failed

Der Inhalt derselben ist identisch mit der ursprünglichen Nachricht – mit zwei Unterschieden:

  • Absender ist neu eine gefälschte Mailadresse der Domain aus Teil 1
  • Empfänger ist neu (=Teil der Mailadresse vor dem @)

Spoofing

Was hat Evgeniya versucht? Nun – nichts anderes als im Namen der ersten Mail weitere „Kunden“ anzulocken. Die Mailadresse, die dabei als Absender genutzt wird ([email protected]) exisitiert nicht und wird gefälscht (sog. Spoofing).

Es ist davon auszugehen, dass auch beim nächsten Empfänger als Absender wieder eine gefälschte Phantasieadresse des Vorgänger verwendet wird.

Das entsprechende Schema dazu dürfte bekannt vorkommen; ein typisches Schneeballsystem.

Spoofing

Spoofing alias Evgeniyas Way of Love…

Durch die Kombination von Spoofing und Spamming wird zwar die „Erfolgsquote“ von Evgeniya drastisch sinken, andererseits gibt es dafür keinen konkreten SPAM-Mailserver bzw. SPAM-Domain die man sperren könnte. Bei jedem Versand sind andere Domains und Mailserver betroffen…raffiniert, nicht?

Kollateralschäden

Problematisch an dieser Art von Spam + Spoof ist dabei nicht nur die verschmähte Liebe sondern v.a. dass durch das Spoofing leicht an sich unschuldige Dritte als Spammer gekennzeichnet werden können.

Wenn bei einer Domain keine korrekten SPF – Einträge gesetzt sind (d.h. der Empfänger kann nicht überprüfen ob die ensprechenden Mails auch vom authorisierten Absendern kommen) oder dies anderweitig überprüft wird (z.B. standardmässig mit Google Apps) wird der Absender bei ausreichender Anzahl an Beschwerden als Spammer markiert…

 

Um solche Fälle zu vermeiden empfiehlt sich dringend korrekte SPF-Records zu setzen. Einen entsprechenden Generator dazu gibt es etwa hier oder hier. Der so erstellte Eintrag muss anschliessend als TXT in den DNS-Einträgen der Domain hinterlegt werden.

Zwar braucht das etwas Zeit, langfristig macht man Evgeniya damit aber einen Strich durch die Rechnung…

Outlook 2013 Posteingang verschwunden

- - IT, Snippets, Web

Fehler

Beim Abruf von E-Mail mit Outlook 2013 per IMAP „verschwindet“ der komplette Posteingang bzw. ist einfach leer. Selbst das komplette Entfernen des Outlookprofils und eine Neueinrichtung bringen keine Lösung.

Ursache

In Outlook 2013 scheinen einige Funktionen noch nicht ganz ausgereift zu sein… 😉

Lösung

  1. Sämtliche IMAP-Ordner Abos kündigen (Rechtsklick auf „Posteingang“, „IMAP-Ordner“)
  2. Outlook schliessen und danach neu starten.
  3. Anschliessend die gewünschten IMAP-Ordner erneut abonnieren und neu synchronisieren („Alle Ordner senden und empfangen“)