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Kein Excel – kein Problem

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Excel  ist ein fantastisches Tool, hat aber auch fantastisch viele Schwächen. Viele davon resultieren nicht etwas aus Excel selbst, sondern schlichtweg aus der falschen Anwendung bzw. dem „Missbrauch“ von Excel. Dieser Artikel befasst sich mit Anwendungen, wann Excel nicht verwendet werden sollte und mit möglichen Alternativen.

Generation Excel

Excel war über Jahre hinweg das Tool für Zahlen und Tabellen. Die relativ einfache Bedienung, die Möglichkeit Dokumente schnell und unkompliziert weiterzugeben sowie die hohe Verbreitung machten es zum ultimativen Tool für zahlenaffine Benutzer.

Insbesondere die einfache Handhabung und der leicht verständliche Formelsyntax (=SUMME(…)) machten Excel auch unter Anwendern sehr beliebt.

Excel hat auch heute noch seine Daseinsberechtigung – nur nicht für alles.

Excels Schwächen

Für folgende Anwendungszwecke sollte man die Finger von Excel lassen:

Um Daten zu transportieren

„Ich liefere Ihnen die Daten in Excel, in Ordnung?“ – ein Satz der vielen Administratoren Albträume beschert, denn Excel war niemals dafür gedacht „Daten zu transportieren“. Die einfache Bedienung von Excel ermöglicht nämlich gleichzeitig auch eine Reihe von Fehlern:

  • Formatierungen im Spalten
  • Leerschläge
  • Falsche Zahlen (z.B. Punkt anstelle von Komma)
  • Falsche Datenformate (Excel stellt z.B. 0005 auf einmal als 5 dar…)
  • Unterschiedlich breite / hohe Spalten
  • Versteckte Zellen / Formatierungen

Anders ausgedrückt; Excel hat – als reines Transportmittel viel zu viele Möglichkeiten. Weit bessere Optionen dazu sind etwa reine Textformate wie CSV, XML oder JSON.

Um Daten aufzubewahren

Ein gespeichertes Excel ist relativ sicher – bis zu dem Zeitpunkt an dem sich ein Nutzer entschliesst es zu öffnen. Wie leicht verschieben sich dabei Zeilen oder Spalten – und ganz neue Berechnungen entstehen „ganz plötzlich“?  Oder was, wenn eine Exceldatei einen Bezug zu einer anderen Exceldatei enthält? Eine Umbenennung, ein Verschieben – und nichts geht mehr!

Gerade in Hinblick auf Big Data ist Excel schlichtweg ungeeignet um Daten zu lagern; zu sperrig, zu fehleranfällig und zu wenig kongruent – und bei Beschädigungen auch immer nur sehr schwer wieder zu reparieren.

Um Daten auszuwerten

Excel erfordert in der Regel keine konsistente Dateneingabe, d.h. jeder Benutzer kann sich nach Herzenslust austoben; der eine benennt eine Spalte vielleicht als Jahresübersicht, dem anderen ist Jahresüberblick viel genehmer. Nach was sucht man nun?

Oder was passiert, wenn anstelle eines Excelblattes auf einmal 20 vorhanden sind? Oder 50? Oder 200? Wie durchsucht man so viele so unterschiedlich strukturierte Daten schnell und erfolgreich?

Mit Excel eine Herkulesaufgabe – die oftmals damit endet, dass man die Exceldateien in andere Formate oder Datenbanken migrieren muss.

Um Daten anzupassen

Es kann immer einmal vorkommen, dass man alte Daten anpassen muss. Vielleicht hat sich eine Kostenstelle geändert, vielleicht muss ein Name oder eine Adresse ergänzt werden. Wie erledigt man das mit Excel?

Suchen und ersetzen ist eine Möglichkeit – die aber meistens eher schadet als dass Sie nützt. Und gerade wenn viele (10+) Dateien angepasst werden müssen bleibt einem nur wenig Spielraum für eine schnelle Lösung.

Um Daten gemeinsam zu erfassen

Excel ist kein Teamplayer. Zwar können einzelne Exceldateien für andere Nutzer freigegeben werden – die praktische Nutzung ist aber alles andere als ideal. Zu leicht entstehen Duplikate, ungewollte Änderungen und falsche Berechnungen.

Auch das „Zusammenführen“ von unterschiedlich bearbeiteten Exceldateien ist selten erfolgreich.

Um Daten weiterzuverwenden

Wenn man Daten sammelt, wird man Sie irgendwann auch verwenden wollen. Daten in Excel kann man nur mit Excel weiterverwenden – sonst nicht.

Lagert man Daten aber zentral in einer Datenbank, können Sie mit anderen Daten kombiniert, summiert, gruppiert oder vereint werden.

Ein Abrufen ist mit so ziemlich allem möglich – mit einer App, einer Webseite oder Webservice, einer Software – und natürlich auch wieder mit Excel (als reines Datenbetrachtungstool).

Alternativen

Glücklicherweise hat sich seit den Anfangszeiten von Excel einiges getan. Es gibt genügend Alternativen um obige Fälle effizienter und langfristig besser zu lösen. Oftmals lohnt sich bei genauerem Hinsehen der Einsatz einer Datenbank – doch was bedeutet das eigentlich?

Datenbanken?

Viele Gleiche oder ähnlich aufgebaute Daten gehören in eine Datenbank – und nicht in eine Exceldatei.

Das Problem dabei; Man braucht zu Beginn einen Plan bzw. ein Schema wie diese Daten aufgebaut sind. „Frischfröhliches“ Eingeben von Daten und Erweitern der Datenbank wenn nötig (also Excel-Verhalten) führt meistens zum Chaos.

Excel vs. SQL vs. NoSQL

Wenn man von einer Datenbank spricht, meint man meistens eine SQL – Datenbank. Diese ist durchaus vergleichbar mit einer Exceltabelle – allerdings mit einigen Unterschieden.

Excel

Nehmen wir folgendes Beispiel einer Exceldatei:

Beispiel Excel

Beispiel Preisliste Excel

Wie man sieht, hat sich der Ersteller der Exceldatei grafisch bereits selbstverwirklicht – und auch einige Kommentare zur Handhabung hinzugefügt.

Hübsch aber weder kongruent noch konsistent – solches Verhalten führt langfristig zum (un)kontrollierten Chaos.

SQL-Datenbank

In einer SQL-Datenbank haben wir im Gegensatz dazu nur „reine Informationen“ – ohne Zusatzinfos.

Beispiel SQL

Beispiel Preisliste SQL

Ein weiterer Unterschied zu Excel der auffällt ist die Spalte ID. Diese ist in diesem Fall automatisch, fortlaufend und einzigartig. Wenn man also von der ID 5 spricht, ist sofort klar was gemeint ist.

Zudem enhält die Spalte Stückpreis nur Zahlen – die Anmerkung „Individuell“ aus Excel ist in diesem Fall nicht zulässig, denn dann wären die Daten nicht mehr kongruent (wie soll individuell mit 67 verglichen werden ?)

Dass der Preis für die Hose individuell festgelegt wird, zeigt der Wert 1 (bedeutet in diesem Fall „Ja“) in der Spalte Individuell.

Auch die Spalte Total aus Excel wird nicht benötigt, denn diese Information kann aus Anzahl * Stückpreis live berechnet werden.

NoSQL-Datenbank

Ähnlich aber nicht gleich verhält sich das Beispiel in einer NoSQL – Datenbank:

Beispiel NoSQL

Beispiel Preisliste NoSQL

Auch hier wird ein Index bzw. eine Spalte _id benötigt. Diese ist einzigartig und ermöglicht die exakte Bestimmung einer Zeile.

Im Gegensatz zu SQL müssen hier aber nicht alle Zeilen gleich aufgebaut sein („individuell“ für Hose fehlt).

Welchen Datenbanktyp?

Was beide Datenbankvarianten verbindet ist die Datenverifikation. Ein Nutzer kann so etwa keinen Text in der Spalte Stückpreis oder Anzahl eingeben – in Excel ist das möglich.

Der Hauptunterschied zwischen NoSQL und SQL -Datenbanken ist die Struktur der gelagerten Daten selbst; Hat man viele, gleich aufgebaute Daten dürfte eine SQL-Datenbank besser passen. Sind die Daten immer etwas unterschiedlich, eignet sich eine NoSQL – Datenbank wahrscheinlich besser.

Ganz wichtig – Datenbanken sind wesentlich effizienter in der Lagerung und dem Abruf von Daten. Informationen die man mit Excel in Stunden oder Tagen zusammentragen muss, kann man aus sauber aufgebauten Datenbanken innerhalb von Sekunden extrahieren.

Praxis

Selbstverständlich ist es nicht realistisch für „alles“ eine Datenbank zu verwenden und Excel komplett zu ignorieren.

Sobald man aber mehr als eine handvoll gleich oder ähnlich aufgebaute Exceldateien erstellt und diese vielleicht auch einmal weiterverwenden möchte, lohnt sich die Überlegung Datenbank immer!

Im Gegensatz zu Excel ist man mit einer Datenbank nämlich „gezwungen“ Daten strukturiert und einheitlich abzulegen. Wie ein roter Faden zieht sich diese Struktur quer durch die unterschiedlichsten Datensätze – egal ob Kosten, Adressen oder Texte.

Der anfänglich etwas höhere Initialaufwand lohnt sich spätestens dann, wenn die Daten produktiv ausgewertet oder genutzt werden sollen – garantiert!

 

Zusammengeführte Zellen in Excel umwandeln

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Datenimporte in eine Datenbank auf Basis von Excelsheets ist immer eine lustige Sache. Inbesondere dann, wenn bspw. zusammengeführte Zellen vorhanden sind, die zwar übersichtlich, für den Import aber problematisch sind.

Zusammengeführte Zellen Excel

Wo liegt das Problem?

Das Zusammenführen in Excel ist vor allem eine grafische Angelegenheit; die oberste Zelle wird lediglich grafisch verlängert, die entsprechenden Werte (in diesem Beispiel die Wochentage) werden nicht übernommen und liegen auch nach dem Zurücksetzen der zusammengeführten Zelle immer noch nur im obersten Feld.

Für einen Import, in dem jede Zeile sämtliche Werte aufweisen muss ist dies denkbar ungünstig. Zum Glück lässt sich das aber mit ein paar Tricks lösen.

Zellen bereinigen

Zuerst sollten einmal sämtliche Formatierungen und zusammengeführten Zellen zurückgesetzt werden (Start > Verbinden und Zentrieren). Das Beispiel sieht dann so aus:

Formatierung Excel zurücksetzen

Werte berichtigen

Excel Werte berichtigenAnschliessend können die fehlenden Werte berichtigt werden. Dazu die entsprechende Spalte markieren.

 

 

 

Excel Inhalte auswählenAnschliessend auf Start > Suchen und Auswählen > Inhalte auswählen klicken und im sich öffnenden Fenster die Checkbox Leerzeilen auswählen.

 

Nun sollten nur noch die leeren Einträge in der Spalte A markiert sein.

 

 

Excel Merged Cells_berichtigenDie so markierten Zellen können nun automatisch mit dem übergeordneten Wert versehen werden. Dazu einfach auf der Tastatur „=“ eingeben und die Taste aufwärts drücken. Anschliessend mit Enter + Ctrl bestätigen (Wichtig!)

 

 

Das Endergebnis, das leicht weiterverarbeitet werden kann, sollte dann in etwa so aussehen:

Excel Merged Cells Endergebnis

Kostenstellen importieren mit PAGESCOPE (Konica Minolta)

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Drucker / Kopierer mit Kostenstellen sind mehr als nützlich. Sie erlauben die exakte Zuweisung und Verrechnung von Druckkosten an Kunden. Die Pflege der Kostenstellen erweist sich dann aber meist als mühsam – denn wer gibt schon gerne ellenlange Listen auf den suboptimalen Druckertasten ein?

Die Idee

Die Idee einer Kostenstelle ist schnell erklärt. Für jeden Auftrag, Prozess und/oder Kunde druckt man auf eine vorgegebene Nummer. Nach Abschluss der Arbeiten kann dann eine Liste mit den entsprechenden Kopien ausgedruckt und verrechnet werden. Neben der Übersicht und Kostentransparenz erhält man dadurch interessante Werte für die Kalkulation (Jährliche Druckkosten, Drucke/Kunde,…).

Das Problem

Zwar können die Kostenstellen meistens direkt am Kopierer/Drucker angepasst werden, das Eintippen auf den „kleinen Tasten“ erweist sich aber meist als mühsam.

Bei neueren Kopierern besteht zwar die Möglichkeit, Kostenstellen per Weboberfläche anzupassen, doch auch das ist nicht immer ideal. Manuelles „Eintippen“ von mehr als 10 Kostenstellen ist mühsam, zeitaufwändig und fehleranfällig.

Eine bessere Lösung muss her!

Pagescope?

Die von Konica Minolta angebotene Lösung für das Problem heisst Pagescope und ist zum grössten Teil kostenlos. Von der Verwaltung eines einzelnen Kopierers bis hin zur Administration von Dutzenden von Geräten kann eigentlich alles damit erledigt werden – ideal also für eine zentrale Verwaltung.

Hinweis: Für grössere Projekte empfiehlt sich die Intranetapplikation „Pagescope Net Care Device Manager“. Bei kleineren Projekten bzw. sporadischem Gebrauch ist man mit „Pagescope Data Administrator“ wesentlich besser bedient.

Eine Übersicht bzw. Download der entsprechenden Tools findet man hier.

Benötigte Daten aufbereiten

Die benötigten Daten (Kostenstellen) sind meistens bereits in irgendeiner Form vorhanden. Ob nun etwa in Form von Kundennummer und Kunde oder aber bereits als Auftragsliste mit der dazugehörigen Auftragsnummer, das Prinzip ist immer das Gleiche:
Nummer (Kostenstelle)  –> Name

CSV Trennzeichen getrenntDiese Daten müssen als csv. – File aufbereitet werden wofür sich Microsoft Excel hervorragend eignet. Beim Export der Daten einfach darauf achten, dass der Dateityp „CSV (Trennzeichen getrennt)“ ausgewählt ist.

 

Hinweis: Da auf den jeweiligen Geräten der Display meist begrenzt ist, sollten auch die Kostenstellennamen kurz gehalten werden. Bei Pagescope sind diese auf max. 20 Stellen begrenzt.

Pagescope installieren

Die Software Pagescope eignet sich für Kopierer von Konica Minolta. Allerdings bieten auch andere Hersteller ähnliche Tools an; der Ablauf ist dabei immer ähnlich und basiert auf den selben Grundlagen.

Die Installation von Pagescope ist daher auch nicht weiter schwierig – benötigte Zusatzpakete („Device Manager“) werden automatisch installiert, den Rest erledigt der Assistent.

Kostenstellen importieren

PAGESCOPE KostenstellenpflegeIn Pagescope selbst erreicht man über die „Kostenstellenpflege“ die relevanten Optionen für einen sauberen Import. Man sollte auf jeden Fall das entsprechende Gerätepasswort bereithalten (Standardpasswort Konica Minolta: 12345678), da nur dadurch ein Zugriff auf den Kopierer möglich ist.

 

Pagescope KostenstellenmethodeAuch hier erledigt wiederum der Assistent einen grossen Teil der Arbeit. Einziger Knackpunkt ist der Entscheid über die Kostenstellenmethode bzw. deren Authentifizierung. Wer Druck / Kopieraufträge lediglich sauber zuordnen möchte ist mit der (einfacheren) Methode (Authentifizierung ausschliesslich über Kontokennwort) besser bedient.

 

 

Pagescope Import aus einer DateiAnschliessend liest Pagescope die aktuellen Kostenstellen (falls vorhanden) aus. Hier besteht auch die Möglichkeit veraltete Einträge einfach und schnell zu löschen bzw. zu bearbeiten.

 

 

 

Pagescope Import aus einer DateiIn diesem Fenster kann man (endlich?) das vorbereitete csv. – File importieren. Der Vorgang ist an sich selbsterklärend; File importieren, entsprechende Spalten zuordnen, überprüfen und bestätigen. Sollten beim Import Fehler auftreten liegt das entweder an einem falschen Gerätepasswort, falschem Dateityp (.csv?) oder zu langen Kostenstellennamen.

 

Abschliessende Überlegungen

Tools wie Pagescope ermöglichen neben dem einfachen Import/Export von Kostenstellen auch die Delegation der Kostenstellenpflege an Mitarbeiter. Nach der Grundeinrichtung erfolgt die Verwaltung verhältnismässig einfach und Kostenstellen können direkt und zeitnah aktualisiert werden. Wer mehr als einen Kopierer mit denselben Kostenstellen verwendet kann auf einen Schlag sämtliche Daten bearbeiten – ideal!

Excel Text kombinieren

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Wer mit Tabellen arbeitet, die auch Text enthalten, muss immer wieder einmal Texte kombinieren. Der Fachbegriff dazu lautet „Verketten“. Und so funktionierts…

Excel Text kombinieren

Durch die Formel =B2&A2 werden zwei Zellen miteinander verbunden

Grundsätzlich funktioniert das Verketten ähnlich wie jede andere mathematische Formel.  Der einzige Unterschied dabei ist, dass anstelle des Operators + ein &  verwendet wird (sog. Ampersand).

=B2&A2

In diesem Beispiel fehlt aber noch  das Leerzeichen zwischen Max und Muster.

 

Excel Text kombinieren mit Leerzeichen

Die vollständige Formel lautet dann =B2&“ „&A2

Um einen Abstand zwischen Max und Muster zu bekommen fügt man einfach ein Leerzeichen zwischen zwei Anführungszeichen ein (“ „) und verkettet es wiederum.
=B2&" "&A2

 

 

Generell kann mittels zwei Anführungszeichen statischer Text eingefügt werden (d.h. Text der nicht durch andere Felder befüllt wird). Das folgende Beispiel zeigt die automatische Generierung einer Briefanrede aus den Feldern Name und Anrede sowie dem statischen Text „Guten Tag“.

Excel Text kombinieren Anrede

Die entsprechende Formel lautet =“Guten Tag „&D2&“ „&A2

ODBC Driver Manager Fehlermeldung

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Fehlermeldung

Beim Versuch eine Verbindung auf eine Datenbank herzustellen, tritt folgende Fehlermeldung auf:

Ursache

Die Ursache des Problems findet sich bereits in der Meldung selbst („Architektur“). Eine 32bit Anwendung kann über einen 64bit ODBC Treiber keine Verbindung zur Datenbank herstellen. Wer ein 64bit Betriebssystem verwendet hat „ab Werk“ die entsprechenden 64bit Treiber vorinstalliert – ein Konflikt ist vorprogrammiert…

 

Lösung

Variante 1

Falls möglich einfach die 64bit Version der Anwendung verwenden. Diese befindet sich im Installationsordner, endet auf .exe und enhält meist die beiden Zahlen „64“  oder „64bit“ (z.B. Software64.exe)

 

Variante 2

Leider gibt es nicht immer eine entsprechende 64bit Version der Anwendung. Deshalb muss der 64bit Treiber mit einer 32bit Version ausgetauscht oder ergänzt werden.
Die entsprechende Konfiguration erfolgt über eine der folgenden .exe’s.

Falls OS = 32-Bit:     C:\Windows\SysWOW64\odbcad32.exe

Falls OS = 64-Bit:     C:\Windows\System32\odbcad32.exe

 

ODBC 32-Bit Treiber hinzufügen

ODBC 32-Bit Treiber hinzufügen

 

 

Über die Schaltfläche „Hinzufügen“ können nun neue Treiber im richtigen Format aktualisiert werden.

Meist genügt das Hinzufügen eines 32-Bit Treibers – der 64-Bit Treiber kann parallel bestehen bleiben. Bei der nächsten Verbindung einfach den entsprechenden Namen verwenden (in diesem Fall „excel32“).